Reunion Administrativa 090217-25

Minuta Reunión Administrativa

17 y 25 de Febrero del 2009.


1-Hora Extras

Las informaciones en el formulario no esta clara, en muchas ocasiones no colocan el No. de orden, causa y las horas no concuerdan. Se ha mejorado, pero se entiende que todo documento que esté ligado con pago debe estar correctamente.

Lisbell

Conclusión: Cada supervisor deberá revisar y confirmar todas las informaciones para que la persona que digita (Lisbell) pueda realizar un mejor trabajo. Este documento se entregara el día siguiente.

2-Comunicación Interna

Algunos departamentos no se comunican entre si y para hacerlo utilizan a otra persona. Por ejemplo, Equipos y Fabrica , Almacén e Ingeniería. Esto se debe a que generan conflictos entre ellos en el manejo de su personal o en ciertas situaciones.

Ejemplo de esto, es que Ingeniería utiliza personal de Fabrica sin la autorización de Mosquea y esto provoca una incomodidad entre ellos.

Lisbell y Mosquea

Conclusión: Respetar la cadena de mando. Si un departamento cualquiera necesita el apoyo de un empleado que no esta bajo su mando, deberá ser solicitado a su supervisor inmediato.

3-Manejo de Departamento de Ingeniería con el personal de línea.

Mejorar la forma en que se dirigen a sus empleados. Tanto Lisbell como Virginia están para dar soporte a todos los departamento. En muchas ocasiones Alejandro saca a los empleados de la oficina, para tratar de canalizar ellos directamente todos los servicios.

Lisbell

Conclusión: Reunirse para establecer los procedimientos de los servicios entre empleados y empresa. Se acordó que sea a través de Recursos Humanos directamente con el empleado y que cada supervisor este al tanto de las solicitudes de sus empleados.

4- Llamadas Externas.

Tenemos muchos problemas con las llamadas externas, de clientes especialmente. Cuando llaman para comunicarse a Cotizaciones o Ingeniería. Es sorprendente la cantidad de llamadas diarias con quejas por que no se le atiende o devuelven las llamadas. Clientes con reclamos de varios días.

Sugerencia, para bajar los reclamos por servicio, que Olivares llame a los clientes para preguntar si está conforme con el servicio brindado, y así cerrar el servicio.

Virginia

Conclusión: Se enviará a través del Sistema Pirámide – TAREA, mensajes e informaciones de las llamadas externas que no pudieron ser atendidas para que se le de seguimiento. Virginia le enviará un mensaje a la flota recordándoles que tienen que revisar alguna información en el Sistema.

5- Pedidos a la farmacia.

Los pedidos se están realizando de manera independiente por los empleados de la Administración. Recursos Humanos se entera cuando los medicamentos llegan a recepción, o misteriosamente aparecen facturas un mes después o con el balance que envía la farmacia, por que la factura nunca aparece.

Virginia

Conclusión: Todos los pedidos se harán a través de Virginia y con una orden de compra. Y se le dará entrada por almacén. Se cancelará el crédito en la Farmacia G


6-Procedimientos Generales de Contabilidad

-Contabilidad recibe mucha presión con las solicitudes de cheque, especialmente de Leandro, ya que esperan que este se haga inmediatamente, y en muchas ocasiones ni siquiera envían el formulario a tiempo. Cuando hacen negocio a través de un empleado, este gestiona el pago, que el cliente gestione directamente a contabilidad sin utilizar intermediarios.

Muchos de los cheque no tienen soporte, por que a las personas que se le entrega no devuelven a contabilidad el soporte y Rosa tiene problemas con las auditorias.

Cuentas por pagar cita a los suplidores para buscar cheques, pero no esta listo el pago, se debe mejorar y organizarse mejor.


Rosa

Conclusión: hacer un calendario de los pagos fijos mensuales. Anyelina hará los solicitudes para que los responsables solo tengan que firmarla y canalizarla a Contabilidad.

Responsabilizar a quien recibe el cheque y procurar los soportes. Que nadie reciba con firma, sino con el nombre.

Cuentas por pagar hará un calendario para mejorar el servicio.

Compra: coordinar mejor las compras para que se facturen una sola vez. El crédito con el suplidor es por 30 días, por consiguiente todos los días llaman con facturas vencidas. Desde que Lisbell está en compras esto ha mejorado bastante. Se debe procurar que las facturas que entran por caja chica tengan su valor fiscal. Cómo se va a manejar el reembolso del fondo que tiene ingeniería? Mucha veces excede lo establecido.

Anyelina

Conclusión: Mejorar las compras, aunque sabiendo que los pedidos que se hacen son necesarios y no podemos esperar hacer todo a la vez.

Hacer unos volantes con el No. de RNC para entregar a quien valla a comprar con efectivos de la caja chica. Que las facturas tengas valor fiscal.

En relación al fondo de 3,000.00, pueden hacer dos reembolsos para que no exceda la cantidad establecida. O que alguna factura entre por caja chica.


7- Seguimiento a los Clientes.

Mejorar el servicio con los clientes. (Olivarez). Atender a los reclamos y darle seguimiento. Esto afecta a Cuentas por Cobrar, ya que los clientes se niegan a pagar por que no quedaron conforme con el servicio y entienden que está inconcluso.

Carolina

Conclusión: El técnico de aire deberá llenar un formulario después de visitar al cliente y Olivarez deberá cerrar con una llamada para verificar la calidad del servicio. Llevar un control y registrar las no conformidades de los clientes para solucionarlas.

8-Ventas y Servicios

Establecer las condiciones de pago a Cuentas por Cobrar ya que presenta inconvenientes a la hora de hacer la cobranza.

Carolina

• En los días próximos se reunirán con el Ing. Rozón cerrar el tema.

9- Tema Libre

Control de la Asistencia.

Ninguno de los departamentos comunica a Recursos Humanos la ausencia, tardanza ni permisos de sus empleados. Hay que llevar estas novedades al día, ya sea para conocimiento solamente, para reportarlo a la Secretaría de Trabajo o para fines de pago. Actividad que no se hace.

Rosa

Conclusión: Los encargados de departamento o supervisores deberán comunicar a Recursos Humanos, cualquier novedad a través del formulario que se les envió por correo.




Importante:

Reunión: próximo Martes 3 de Marzo
10:00 a.m.
Para: Ingeniería , almacén y Oficina Santo Domingo (Heidy)

RRHH via Piramide

Se utilizara Pirámide para controlar la generalidad de informaciones correspondientes a los empleados. para esto serán registrados como clientes en cxc con las siguientes características:

En la casilla de proyectos se registrar el numero de la cédula y el numero de la seguridad social, en la zona se colocara Z01, en característica se colocara 2, en subclasificación se colocara EMA, en cubicación se colocara el salario mensual, en las fechas se colocara -en ambas- la fecha de ingreso a la empresa.

Esto permitirá que se puedan hacer facturas de información al empleado las que estarán clasificadas según la condición de la factura la cual corresponderá a una acción de personal. Se generara una factura INF para cada acción de personal, la cual sera impresa y recibida por el empleado.

Se podran registrar las ausencias, las tardanzas, los permisos, etc.

Cotizaciones -pedidos de clientes-

Se utilizara la opción de pedidos de clientes para hacer las cotizaciones a clientes cuando se traten de postes, servicios de grúas o ventas generales.

Razones:

1- Se obliga a crear la actividad como cliente y por lo tango se puede gestionar luego.

2- Se puede utilizar para facturación y despacho de los materiales cotizados.

3- Se puede gestionar las cotizaciones según la zona y hacer evaluaciones de efectividad.

Cotizaciones a clientes

Se sigue utilizando la opción de cotizaciones en facturación. El intento de utilizar los pedidos para esto fue suspendido por poco funcional y complejo.

postes y su clasificacion

Existe en nuestro país un grave problema -solucionado por cada fabrica- en lo referente a la estandarización del producto poste, ya que las distribuidoras tienen cada una sus propias especificaciones y diseños (sección, agujeros, etc). Esto hace que un poste tiene que ser fabricado específicamente para la distribuidora en cuestión, aumentando así la cantidad de moldes necesarios y creando problemas de existencias.

Tenemos creado en nuestro sistema un producto para cada distribuidora y se tiene que tener muy en cuenta el control de la producción y los despachos.

Por ahora hay dos postes de 35-500, uno para edenorte y otro para edesur.

Nueva Ley venta de vehiculos

Desde hace poco tiempo ya podemos evitar que seamos demandados por cualquier accidente que tuviera un vehículo de motor vendido por la empresa -o por cualquiera de forma personal-, ya que existe una nueva ley que permite reportar a Impuestos Internos la venta y que al hacer el reporte impide que pueda ser demandado el vendedor.

para reportar la venta a DGII se tiene que presentar una copia del acto de venta, una copia de la matricula del vehículo, copia de la cédula del vendedor, copia de la cédula del comprador y el pago de RD$300.00.

Se hace el registro y el comprador se vera obligado a hacer el cambio de dueño al sacar la próxima placa, ya que la renta tendrá la información de que el es el nuevo propietario.

Lisbell tiene el encargo de buscar los casos que tengamos y hacer el registro de cada uno en impuestos internos.

Para ver una nueva variante de solución pueden ver la factura de información que esta en el vehículo grúa c de fecha 14/02/2009.

Compensaciones virtuales materiales Edenorte

En los cuadres de materiales de proyectos de Edenorte se hacen retiros y devoluciones "virtuales". Esto significa que se llena un formulario donde se registra el material que hay que devolver con su código y cantidad, la obra y el trabajo a que pertenece y el numero de reserva correspondiente.

También se registran estos mismos datos del material pendiente de retirar del almacen -recepción virtual-. Con esta información el almacén firma cada documento y este se transfiere vía electrónica a la persona encargada del seguimiento de los cuadres, quien a su vez los remite a cada supervisor responsable de emitir el TRABAJO DE EJECUCIÓN en Edenorte.

Cuando se hace una recepción virtual se tiene que poner solamente el material que esta compensando la devolución virtual y no se pueden colocar los otros con cantidad cero (0).

Esto ultimo es con el fin de que no parezca que en el almacén no hay estos materiales, ya que no se tiene esta información.

Solo se permite registrar los materiales con cantidad cero (0) en las entregas reales del almacén, de forma que ahí si es real el que no nos fue entregado el material.