REUNION ADMINISTRATIVA 22/05/2009

Minuta Reunión Administrativa.
Viernes 22 de Mayo, 2009.
10:00 a.m.

Participantes: Departamento de Ingeniería, Fábrica y Equipos, Ventas, Administración y Recursos Humanos.

Temas tratados en reuniones anteriores y que serán llevados a los departamentos que no han estado presentes.


1-Organizar a sus empleados para que no pasen y coordinar la circulación de los camiones en el área de almacén, por que se están agrupando todos y formando un caos. Solo el Capataz. Jorge Z. Jorge V.)

**Almacén deberá establecer sus normas y procesos de entrega de materiales e Ingeniería colaborará. Jorge Z. y Jorge V. deberán comunicar a Ingeniería como van a organizar las entregas para que los demás departamentos colaboren con el orden.

**Sugieren a Almacén que mejoren el seguimiento de los vales y de los materiales a Edenorte.

2-Ingeniería debería utilizar más y mejor el sistema. Llaman a almacén para preguntar sobre algo en vez de entrar al sistema directamente. No entran al sistema para estar al tanto de las devoluciones de Edenorte y proyectos que entraron.

**Esto sucede cuando están fuera de la empresa y necesitan una información del sistema y no pueden buscarla, entonces, llaman a alguien que puedan facilitarle los datos.

3-Mejorar la comunicación entre Equipos y Fabrica, Ingeniería y Almacén.

**Mejorar la comunicación de los Capataz, se ha dado situaciones en que ellos no reportan las novedades de los empleados que están bajo su responsabilidad y no lo comunican a Ingeniería ni a Recursos Humanos.

**Respetar las líneas de mando entre encargados o supervisores de áreas. Mosquea expone que muchas veces utilizan su personal sin consultarle ( Esta parte se aclaró: que nadie puede disponer de empleados que no estén bajo su mando).

**Referente al proceso de Horas Extras: se ha mejorado mucho los errores que ya se han mencionado anteriormente, pero se tiene que tener en cuenta la fecha, la cantidad de horas, el número de proyectos, etc, antes de autorizarlas. Por otro lado, cada encargado de área deberá depositar los reportes directamente a Lisbell y no los empleados. En el caso de los Operadores de Grua, deberán llevar los formularios para que sea autorizado y entregarlos a Mosquea, entonces este se lo entregará a Lisbell.

4-Mejorar el proceso con los documentos entre empleados y Recursos Humanos.

**Cada departamento deberá responsabilizarse de las novedades de sus empleados. Es decir, si un empleado pide permiso, deberán llenar el formulario debidamente correcto y entregarlo a Recursos Humanos para archivarlo. Así sucederá con las acciones de persona, reportes de ausencias, solicitud de vacaciones, etc.

**Todos los departamentos deben tener todos los formularios actualizados y entregarlos a tiempo al departamento de Recursos Humanos.