Se controlaran las etapas de proyectos utilizando la sub clasificación, la cual se modificara cada vez que el proyecto entre a la etapa nueva.
El sistema registrara el usuario y la fecha de los cambios.
martes, 11 de noviembre de 2008
Presupuestos de Obras
Se tiene que lograr lo siguiente:
1- Digitar obligatoriamente los presupuestos.
2- Pedir rebajando del presupuesto.
3- Evaluar la ejecución comparándola con el presupuesto.
1- Digitar obligatoriamente los presupuestos.
2- Pedir rebajando del presupuesto.
3- Evaluar la ejecución comparándola con el presupuesto.
lunes, 10 de noviembre de 2008
Manejo de Almacen
En reunion del pasado viernes, en la que estuvieron presentes Lisbell, Francisco Mosquea, Jorge Zapata y Joel Duran, acordamos lo siguiente:
1- Que todo lo que se compra en la empresa tiene que ser recibido por almacen y sellado como recibido.
2- Que todo lo que se recibe fisicamente en almacen tiene que ser registrado en inventario, en dos modalidades: a) registrando la cantidad -con precio cero- recibida del articulo especifico, y b) registrando el precio del articulo con cantidad cero.
3- Que para poder ser utilizado por el centro de costo (o gasto) se tiene que hacer un despacho de almacen a ese centro de costo (gasto), el cual tiene que estar creado en el sistema como un cliente, y al que el demandante del articulo tendria que tener previamente hecho un pedido. Se despachara y sera recibido firmando el despacho.
4- Esta recepcion firmada tiene que acompanar las facturas qu tienen el sello del almacen y tendran anexa la orden de compra correspondiente para poder ser registradas -en caso de que la orden sea hecha luego de realizada la compra-.
5- Que el costo y el registro contable de la operacion de compra se seguira haciendo via registro de facturas de servicio con cargo a costos o gastos de forma contable.
6- Lisbell es responsable de dar seguimiento a que todo lo que salga de almacen sea facturado y recibido por quien lo retira.
1- Que todo lo que se compra en la empresa tiene que ser recibido por almacen y sellado como recibido.
2- Que todo lo que se recibe fisicamente en almacen tiene que ser registrado en inventario, en dos modalidades: a) registrando la cantidad -con precio cero- recibida del articulo especifico, y b) registrando el precio del articulo con cantidad cero.
3- Que para poder ser utilizado por el centro de costo (o gasto) se tiene que hacer un despacho de almacen a ese centro de costo (gasto), el cual tiene que estar creado en el sistema como un cliente, y al que el demandante del articulo tendria que tener previamente hecho un pedido. Se despachara y sera recibido firmando el despacho.
4- Esta recepcion firmada tiene que acompanar las facturas qu tienen el sello del almacen y tendran anexa la orden de compra correspondiente para poder ser registradas -en caso de que la orden sea hecha luego de realizada la compra-.
5- Que el costo y el registro contable de la operacion de compra se seguira haciendo via registro de facturas de servicio con cargo a costos o gastos de forma contable.
6- Lisbell es responsable de dar seguimiento a que todo lo que salga de almacen sea facturado y recibido por quien lo retira.
lunes, 27 de octubre de 2008
Registro de Zona Edenorte
Hasta el pasado viernes 23 se tenía la zona EDE como la zona del cliente EDENORTE. A solicitud de Carolina se renombró esta zona como zona 0 (cero), de esta forma al generar un reporte para los demás clientes se puede excluir esta zona con solo iniciar el reporte desde la zona 1 (uno).
También se creo un sistema que permite, identificar las facturas que estén registradas en el sistema de cuentas por pagar de edenorte, con solo tener un archivo en excel de las facturas que tenga edenorte registradas en su sistema. Carolina tiene esta opción. Esto permitirá tener un mayor grado de fiabilidad en las informaciones de este cliente, sin perder la información de quien recibió la factura.
También se creo un sistema que permite, identificar las facturas que estén registradas en el sistema de cuentas por pagar de edenorte, con solo tener un archivo en excel de las facturas que tenga edenorte registradas en su sistema. Carolina tiene esta opción. Esto permitirá tener un mayor grado de fiabilidad en las informaciones de este cliente, sin perder la información de quien recibió la factura.
martes, 21 de octubre de 2008
Entrega de Facturas
El Ingeniero almanzar acaba de crear una opción que permite hacer entrega de facturas a clientes internos y/o externos. El formato de entrega esta en el modulo de Facturación y permite buscar las facturas por vendedor(empleado), cliente, Zona, si a sido entregada (para quitarla y re entregarla), si no a sido entregada, o todas.
También si a sido saldada, pendiente o todas. Desde un rango de fecha (fecha de la factura), una casilla para registrar a quien se le entrego, y otro quien la recibió.
Y por ultimo la fecha de entrega de la factura.
Con este formato se tiene que llenar la forma en que se quiere trabajar y luego que se este dentro del formato se puede presionar la techa de espacio para cambiar el estatus de no entregada a entregada. Al cambiar el estatus el sistema pone el nombre de quien recibió la factura y la fecha en que se entrego.
Desde esta posición se puede imprimir un reporte de las facturas que se están entregando (en el caso de que sea al mensajero), y luego que el traiga las facturas recibidas se le cambia el estatus y se entrega definitivamente a quien la recibió, Descargando asi al primero que la había recibido (el mensajero).
Esto puede hacerse en cualquier momento y tiene que definirse cual sera el ultimo en recibir. en el caso de edenorte puede darse que una factura primero sea recibida por ALEJANDRO para llevarla a que el supervisor de edenorte la revise y la firme como que esta bien, luego si alejandro hiciera firmar la lista que se habría imprimido con las facturas que le entrego se podría cambiar quien es el nuevo receptor y este se pondría a nombre del supervisor de edenorte.
Luego, cuando alejandro traiga de regreso la factura esta podría ser cambiada al nuevo recepto que debería ser CAROLINA, quien la tendrá bajo custodia hasta que la envía a edenorte con el mensajero o cualquier otra persona, esta persona podría ser registrada como que se llevo las facturas y luego cuando traiga las facturas recibidas por CXP de edenorte se cambiaría el estatus.
En cada caso se registraría la fecha de registro.
Podría pedirse le a almanzar que el sistema pudiera mantener en memoria cada cambio en la recepción de cada factura. Así se podría tener un histórico del movimiento de esta factura desde que se hizo hasta que llego a manos del cliente y se inicia el proceso de pago. Esto último no ha sido incluido aun.
También si a sido saldada, pendiente o todas. Desde un rango de fecha (fecha de la factura), una casilla para registrar a quien se le entrego, y otro quien la recibió.
Y por ultimo la fecha de entrega de la factura.
Con este formato se tiene que llenar la forma en que se quiere trabajar y luego que se este dentro del formato se puede presionar la techa de espacio para cambiar el estatus de no entregada a entregada. Al cambiar el estatus el sistema pone el nombre de quien recibió la factura y la fecha en que se entrego.
Desde esta posición se puede imprimir un reporte de las facturas que se están entregando (en el caso de que sea al mensajero), y luego que el traiga las facturas recibidas se le cambia el estatus y se entrega definitivamente a quien la recibió, Descargando asi al primero que la había recibido (el mensajero).
Esto puede hacerse en cualquier momento y tiene que definirse cual sera el ultimo en recibir. en el caso de edenorte puede darse que una factura primero sea recibida por ALEJANDRO para llevarla a que el supervisor de edenorte la revise y la firme como que esta bien, luego si alejandro hiciera firmar la lista que se habría imprimido con las facturas que le entrego se podría cambiar quien es el nuevo receptor y este se pondría a nombre del supervisor de edenorte.
Luego, cuando alejandro traiga de regreso la factura esta podría ser cambiada al nuevo recepto que debería ser CAROLINA, quien la tendrá bajo custodia hasta que la envía a edenorte con el mensajero o cualquier otra persona, esta persona podría ser registrada como que se llevo las facturas y luego cuando traiga las facturas recibidas por CXP de edenorte se cambiaría el estatus.
En cada caso se registraría la fecha de registro.
Podría pedirse le a almanzar que el sistema pudiera mantener en memoria cada cambio en la recepción de cada factura. Así se podría tener un histórico del movimiento de esta factura desde que se hizo hasta que llego a manos del cliente y se inicia el proceso de pago. Esto último no ha sido incluido aun.
lunes, 20 de octubre de 2008
Creacion deClientes en PIRAMIDE
por política de la empresa cada actividad que solicita un cliente se crea de forma individual, buscando poder dar seguimiento a cada caso. A partir de hoy octubre 20 del 2008 se crearan colocando en la casilla de PROYECTO el numero asignado por el sistema mas 8A0 (8A1,8A2, 8A3,8A5,8A6,8A7,8A8), ejemplo:152698A0
En este caso es el numero de orden # 15269 del 2008, de ventas de postes y/o servicios de gruas.
De esta forma se creara un orden numérico y se tendrá la información del año (8:2008), la década (A:2000-2009, B:2010,2019) y el tipo de servicio (0:ventas postes y servicios de grúas, 1:proyectos aire acondicionado, 2:proyectos de lineas, 3:proyectos eléctricos comerciales, 5:servicios de aire acondicionado, 6:servicios lineas exteriores, 7:servicios lineas interiores, 8:igualas de aire acondicionado).
En este caso es el numero de orden # 15269 del 2008, de ventas de postes y/o servicios de gruas.
De esta forma se creara un orden numérico y se tendrá la información del año (8:2008), la década (A:2000-2009, B:2010,2019) y el tipo de servicio (0:ventas postes y servicios de grúas, 1:proyectos aire acondicionado, 2:proyectos de lineas, 3:proyectos eléctricos comerciales, 5:servicios de aire acondicionado, 6:servicios lineas exteriores, 7:servicios lineas interiores, 8:igualas de aire acondicionado).
viernes, 17 de octubre de 2008
Procedimiento de pedido FABRICA DE POSTE
Para realizar pedidos de materiales de producción de postes es necesario que se cumpla con lo siguiente -a realizar por el ENCARGADO DE PRODUCCIÓN-:
1. Hacer un inventario de los materiales (arena, grava, varillas, cemento).
2. Hacer inventario de productos en proceso (postes, canastos).
3. Conocer los postes pendientes por entregar, coordinarlo con ventas.
4. Definir los postes que es necesario producir y trabajarlo en ADOCO para que el sistema de presupuesto genere un listado de los materiales necesarios.
5. con este listado se descuentan los materiales que estén en existencia.
Luego de definido cada material pendiente de comprar se hace el pedido de materiales en el sistema pirámide. Este pedido tiene que ser consensuado con ventas.
Luego se le entrega a compras para su procesamiento.
1. Hacer un inventario de los materiales (arena, grava, varillas, cemento).
2. Hacer inventario de productos en proceso (postes, canastos).
3. Conocer los postes pendientes por entregar, coordinarlo con ventas.
4. Definir los postes que es necesario producir y trabajarlo en ADOCO para que el sistema de presupuesto genere un listado de los materiales necesarios.
5. con este listado se descuentan los materiales que estén en existencia.
Luego de definido cada material pendiente de comprar se hace el pedido de materiales en el sistema pirámide. Este pedido tiene que ser consensuado con ventas.
Luego se le entrega a compras para su procesamiento.
domingo, 12 de octubre de 2008
Reservas nuevas en Edenorte
Quiero dejar claro que utilizare este blog para explicar los procesos internos de nuestra empresa. En este caso tratare de explicar el procedimiento seguido para poder definir los trabajos que necesitan una nueva reserva.
La razon de una nueva reserva pueden ser:
1. Que las reservas que tenemos con materiales pendientes por retirar del almacen de edenorte sean del programa viejo (SGA).
2. Que sean del programa nuevo (SAP) pero no tengan presupuesto.
3. Que al hacer el cuadre de materiales existan materiales instalados que no se puedan retirar con ninguna de las reservas vigentes.
En este caso solo trataremos los dos primeros casos.
PROCEDIMIENTO:
Se imprimio un informe con los trabajos organizados en orden numerico desde octubre del 2007, hasta el pasado sabado.
Utilizando el sistema de Edenorte en cuentas por pagar, en informes se eligio ORDENES PENDIENTE,
Se fue digitando cada codigo del suplidor -correspondiente a cada trabajo- y el sistema presenta las reservas que tienen materiales pendientes-, se registra en numero de las reservas al lado de cada trabajo, se ve los materiales pendientes y si los materiales no son de un valor considerable se marcan con el fin de cancelarlo.
Si uno de los vales correspondiente a ese trabajo tiene un valor condiderable, entonces no se anula ninguno de los vales y se pide una nueva reserva para ese trabajo.
La razon de una nueva reserva pueden ser:
1. Que las reservas que tenemos con materiales pendientes por retirar del almacen de edenorte sean del programa viejo (SGA).
2. Que sean del programa nuevo (SAP) pero no tengan presupuesto.
3. Que al hacer el cuadre de materiales existan materiales instalados que no se puedan retirar con ninguna de las reservas vigentes.
En este caso solo trataremos los dos primeros casos.
PROCEDIMIENTO:
Se imprimio un informe con los trabajos organizados en orden numerico desde octubre del 2007, hasta el pasado sabado.
Utilizando el sistema de Edenorte en cuentas por pagar, en informes se eligio ORDENES PENDIENTE,
Se fue digitando cada codigo del suplidor -correspondiente a cada trabajo- y el sistema presenta las reservas que tienen materiales pendientes-, se registra en numero de las reservas al lado de cada trabajo, se ve los materiales pendientes y si los materiales no son de un valor considerable se marcan con el fin de cancelarlo.
Si uno de los vales correspondiente a ese trabajo tiene un valor condiderable, entonces no se anula ninguno de los vales y se pide una nueva reserva para ese trabajo.
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